Backup: la regola 3-2-1 spiegata semplice

Fatture, contratti, preventivi, archivi dei clienti, la contabilità di anni: per un'azienda i dati sono lavoro accumulato. Eppure spesso sono conservati in un solo posto, sul computer dell'ufficio o su un disco esterno appoggiato accanto. Basta un guasto, un furto, un incendio, un programma malevolo che cifra i file o anche solo un errore umano per perdere tutto.

Il backup è la copia di sicurezza dei dati. Per farlo bene esiste una regola facile da ricordare, usata da anni dai tecnici: la regola 3-2-1.

Cosa dice la regola 3-2-1

• 3 copie dei dati. L'originale su cui lavori più due copie di sicurezza. Se una copia si rovina, ne resta un'altra.
• 2 supporti diversi. Le copie non devono stare tutte sullo stesso tipo di dispositivo: per esempio un disco in ufficio e un servizio cloud, oppure un NAS e un disco esterno. Se un supporto ha un difetto, l'altro probabilmente no.
• 1 copia fuori sede. Almeno una copia deve stare in un luogo diverso dall'ufficio: un servizio cloud affidabile o un disco portato altrove. Così un furto o un incendio non distruggono originale e copie insieme.

Un esempio pratico

Pensiamo a un piccolo studio con alcuni computer. I documenti di lavoro stanno in una cartella condivisa su un NAS, cioè un piccolo server di archiviazione in ufficio: questa è la copia di lavoro. Ogni notte il NAS esegue in automatico una copia su un disco collegato: seconda copia, su un supporto diverso. In più, sempre in automatico, i dati vengono copiati cifrati su un servizio cloud: terza copia, fuori sede. Nessuno deve ricordarsi di fare niente, e i dati sono al sicuro anche nel caso peggiore.

Gli errori più comuni

• Il backup manuale. Se dipende dalla memoria di qualcuno, prima o poi viene saltato. Il backup deve essere automatico.
• Il disco sempre collegato. Un programma malevolo che cifra i file può colpire anche il disco di backup se è sempre connesso. Serve almeno una copia scollegata o protetta, con più versioni dei file nel tempo.
• La sincronizzazione scambiata per backup. Le cartelle sincronizzate copiano anche gli errori: se cancelli un file, sparisce ovunque. Un vero backup conserva le versioni precedenti.
• Nessuna prova di ripristino. Un backup che non è mai stato provato potrebbe non funzionare proprio quando serve.

Provare il ripristino

Ogni tanto, per esempio una volta al mese, conviene recuperare alcuni file dal backup e controllare che si aprano correttamente. È l'unico modo per essere sicuri che le copie siano davvero utilizzabili. Conviene anche annotare quanto tempo serve per ripristinare tutto: è un'informazione utile per capire quanto a lungo l'azienda resterebbe ferma dopo un guasto.

Cosa copiare

Non solo i documenti. Vanno considerati anche la posta elettronica, i database dei gestionali, le configurazioni dei programmi e, se presente, il sito web. Un buon punto di partenza è chiedersi: se domani questo computer non si accendesse più, cosa mi mancherebbe?

Privacy e sicurezza delle copie

I backup contengono gli stessi dati personali degli originali, quindi vanno protetti allo stesso modo: copie cifrate, accesso limitato a chi ne ha bisogno e, per i servizi cloud, la scelta di fornitori affidabili e conformi alle norme sulla protezione dei dati.

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